مقدمه
یک نمودار جریان بهترین روش برای تجسم یک فرآیند پیچیده برای تیم شماست. بیش از 30 نماد استاندارد وجود دارد که می‌توانید برای ایجاد نمودار جریان استفاده کنید. این نمادها می‌توانند هر چیزی را از یک فرآیند گرفته تا یک سند یا تصمیماتی که باید گرفته شوند، نشان دهند. در این مقاله، شما یاد خواهید گرفت که اشکال مختلف چه معنایی دارند، چه زمانی یک نمودار جریان می‌تواند مفید باشد و چه نوع نمودارهای جریانی را می‌توانید در محل کار پیاده‌سازی کنید.
چه شما صاحب کسب‌وکار باشید که به دنبال ساده‌سازی عملیات هستید، یک مدیر پروژه که می‌خواهید تیم خود را در مسیر نگه دارید، یا یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار که در حال طراحی یک برنامه جدید هستید، نمودارهای جریان می‌توانند ابزاری ارزشمند باشند. با تقسیم فرآیندهای پیچیده به مراحل واضح و منطقی، نمودارهای جریان به شما کمک می‌کنند که گلوگاه‌های احتمالی را شناسایی کنید، جریان‌های کاری را بهینه کنید و ایده‌ها را به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید. در این راهنمای جامع، اصول اولیه نمودارهای جریان، شامل نمادها، انواع و کاربردهای عملی آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.
نمودار جریان(Flowchart) چیست؟
نمودار جریان یک نمودار است که مراحل، توالی‌ها و تصمیمات یک فرآیند یا جریان کاری را نشان می‌دهد. در حالی که انواع مختلفی از نمودارهای جریان وجود دارد، نمودار جریان پایه ساده‌ترین شکل نقشه فرآیند است. این ابزار قدرتمند می‌تواند در زمینه‌های مختلف برای برنامه‌ریزی، تجسم، مستندسازی و بهبود فرآیندها استفاده شود.
مهندسان صنعتی فرانک و لیلیان گیلبریت برای اولین بار مفهوم نمودار جریان را در سال 1921 معرفی کردند، زمانی که آن را به انجمن مهندسان مکانیک آمریکا (ASME) ارائه دادند. از آن زمان به بعد، نمودارهای جریان بهبود و استاندارد شده‌اند تا فرآیندها را در صنایع مختلف بهینه کنند.
اگر می‌خواهید بیشتر در مورد انواع مختلف نمودارهای جریان و نمادهای آن‌ها بدانید، جای درستی آمده‌اید. ما همچنین توضیح خواهیم داد که چگونه می‌توانید نمودارهای جریان ایجاد کنید و چند نمونه برای الهام گرفتن ارائه خواهیم داد.
چه زمانی باید از نمودار جریان استفاده کرد؟
نمودارهای جریان می‌توانند در سناریوهای مختلف مفید باشند، از جمله زمانی که نیاز دارید:
- مستندسازی و استانداردسازی فرآیندها: یک نمودار جریان راهی عالی برای نقشه‌برداری و مستندسازی یک پروژه یا فرآیند مشترک است. پس از اتمام نمودار جریان، می‌توانید از آن برای پروژه‌ها و فرآیندهای مشابه استفاده کنید. این می‌تواند در بلندمدت زمان و استرس شما و تیم‌تان را صرفه‌جویی کند.
- تجسم ایده‌ها و سیستم‌های پیچیده: همه اعضای تیم شما زمان (یا منابع) لازم برای مطالعه یک سند فرآیند پیچیده و طولانی را ندارند. نمودار جریان به همه این امکان را می‌دهد که جریان کاری را دنبال کنند، وظایف را درک کنند و مراحل مختلف را به سرعت و به راحتی تجزیه و تحلیل کنند.
- سازماندهی تیم‌ها و تخصیص وظایف: نمایش بصری یک فرآیند می‌تواند کار را برای شما آسان‌تر کند تا وظایف را به اعضای تیم خود اختصاص دهید و کار تیم خود را به گونه‌ای سازماندهی کنید که همه چیز بهتر جریان یابد.
- اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده: تصمیمات زمانی که در یک نمودار جریان ترسیم می‌شوند معمولاً خیلی کمتر ترسناک و پیچیده به نظر می‌رسند. نمودار جریان همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا عواقب تصمیمات خود را ببینید، که این کار را آسان‌تر می‌کند تا مراحل بعدی را پیش‌بینی و توجیه کنید.
- شناسایی و جلوگیری از گلوگاه‌ها: نمودارهای جریان به شما کمک می‌کنند که گلوگاه‌ها یا مشکلات را قبل از اینکه به معضل تبدیل شوند شناسایی کنید. با ترسیم فرآیند کامل با این راهنمای بصری، می‌توانید هر مرحله را دنبال کنید و مطمئن شوید که زمان و منابع کافی به هر وظیفه اختصاص داده‌اید.
- برنامه‌ریزی و پیگیری پیشرفت پروژه: از آنجایی که پیگیری مراحل در نمودار جریان بسیار آسان است، همیشه می‌توانید نقطه فعلی تیم خود را در پروژه یا فرآیند شناسایی کنید. این کار پیگیری پیشرفت را بسیار آسان می‌کند و همچنین نمای کلی خوبی از وظایفی که هنوز باید انجام شوند به شما می‌دهد.
نمادها و تعاریف نمودار جریان
نمودارهای جریان از تجسم‌های سریع دستی برای کمک به مستندسازی یا برنامه‌ریزی یک فرآیند گرفته تا نمودارهای پیچیده جریان کاری که با نرم‌افزارهای خاص طراحی شده‌اند، متغیر هستند. برای اینکه درک نمودارهای جریان در میان تیم‌ها، دپارتمان‌ها و حتی صنایع مختلف برای شما آسان‌تر شود، موسسه ملی استانداردهای آمریکا (ANSI) استانداردهای رسمی را در دهه 1960 تعیین کرد که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) در سال 1970 پذیرفته شد و به طور مداوم به‌روز و بهبود یافته است. آخرین نسخه این استاندارد در سال 2019 تایید شد.
هنگام خواندن یک نمودار جریان، از استاندارد غربی پیروی کنید، به این معنی که از بالا به پایین و از چپ به راست آن را می‌خوانید. بیایید نگاهی به برخی از رایج‌ترین اشکال، نمادها، نام‌ها و معانی نمودارهای جریان بیندازیم.
- خط جریان: خط جریان جهت فرآیند را با اتصال دو بلوک به یکدیگر نشان می‌دهد.
- پایان یا ترمیناتور: نماد ترمیناتور نشان‌دهنده نقاط شروع یا پایان یک فرآیند در نمودار جریان است.
- فرآیند: نماد فرآیند رایج‌ترین جزء نمودار جریان است و نشان‌دهنده یک مرحله در فرآیند است.
- توضیحات یا حاشیه‌نویسی: شما می‌توانید اطلاعات اضافی در مورد یک مرحله را با یک توضیح یا حاشیه‌نویسی نشان دهید.
تصمیم‌گیری:
این نماد نشان‌دهنده تصمیمی است که شما یا تیم شما باید بگیرید تا به مرحله بعدی فرآیند برسید. معمولاً این یک تصمیم درست یا غلط یا یک سوال بله یا خیر است که باید به آن پاسخ دهید.
داده‌های ذخیره‌شده:
این نماد به معنای یک فایل داده یا پایگاه داده است.
نماد “یا”:
این نماد نشان می‌دهد که جریان فرآیند در سه یا چند شاخه ادامه می‌یابد.
ورودی/خروجی:
نماد ورودی/خروجی نشان‌دهنده فرآیند وارد کردن یا خروجی دادن داده‌های خارجی است.
نمایش:
این نماد نشان‌دهنده مرحله‌ای است که اطلاعات مربوطه را نمایش می‌دهد.
سند:
این نماد نمایانگر یک سند منفرد است.
تاخیر:
این نماد به شما این امکان را می‌دهد که هرگونه دوره تأخیری که جزئی از فرآیند است را برنامه‌ریزی و نمایش دهید.
ورودی دستی:
این نماد نشان‌دهنده داده‌ها یا اطلاعاتی است که باید به‌صورت دستی وارد سیستم شود.
عملیات دستی:
این نماد نشان‌دهنده یک عملیات دستی یا تنظیمات دستی در فرآیند است.
اتصال‌دهنده خارج از صفحه:
این نماد برای اتصال دو نماد که در صفحات مختلف قرار دارند، استفاده می‌شود.
اتصال‌دهنده درون صفحه:
این نقطه می‌تواند دو نماد را متصل کند و خطوط طولانی را جایگزین کند که باعث می‌شود نمودار جریان تمیزتر و منظم‌تر باشد.
نماد اتصال تقاطع:
این نماد برای همگرایی چندین شاخه به یک فرآیند واحد استفاده می‌شود.
فرآیند جایگزین:
خطوط مربوط به این نماد معمولاً نقطه‌چین هستند. خود نماد نشان‌دهنده جایگزینی برای مرحله معمولی فرآیند است، در صورتی که به یکی از آن‌ها نیاز باشد.
فرآیند از پیش تعریف شده:
این نماد نشان‌دهنده فرآیندی است که قبلاً در جایی دیگر تعریف شده است.
چندین سند:
این نماد نمایانگر چندین سند است.
آماده‌سازی یا آغاز:
این نماد نشان‌دهنده یک مرحله آماده‌سازی یا آغاز در فرآیند است.
پس از اینکه یاد گرفتید نمادها چه مفهومی دارند، می‌توانید تقریباً هر نوع نمودار جریانی را بخوانید یا ایجاد کنید و درک بهتری از فرآیند بصری‌شده پیدا کنید. هنگامی که نمودار جریانی می‌سازید که به اشکال یا نمادهای مختلف نیاز دارد، یک افسانه (legend) قرار دهید تا همچنان برای اعضای تیم قابل دسترس باشد.
انواع رایج نمودارهای جریان
نمودارهای جریان در انواع مختلفی وجود دارند، هرکدام هدف خاصی را در تجسم و تحلیل جنبه‌های مختلف یک فرآیند یا سیستم دنبال می‌کنند. درک انواع رایج نمودارهای جریان می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین گزینه را برای نیاز خود انتخاب کنید، چه در حال مستندسازی یک جریان کاری، طراحی یک الگوریتم، یا مدیریت یک پروژه پیچیده باشید. در اینجا برخی از رایج‌ترین انواع نمودارهای جریان آورده شده است:
نمودار جریان تصمیم‌گیری
نمودار جریان تصمیم‌گیری بر روی فرآیند تصمیم‌گیری تمرکز دارد و مسیرها و نتایج مختلف را بر اساس شرایط یا معیارهای خاص ترسیم می‌کند. این نمودار به تیم‌ها کمک می‌کند تا استراتژی‌های تصمیم‌گیری خود را ارزیابی و بهبود بخشند.
نمودار جریان فرآیند
نمودار جریان فرآیند که به آن نمودار جریان فرآیند یا نقشه فرآیند نیز گفته می‌شود، یک نمایش گام‌به‌گام از یک فرآیند ارائه می‌دهد و ترتیب انجام وظایف، نقاط تصمیم‌گیری و نقاط پایانی را نشان می‌دهد. این نمودار برای مستندسازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مفید است.
نمودار جریان کاری
نمودار جریان کاری جریان کار و اطلاعات بین افراد، بخش‌ها یا سیستم‌ها را نشان می‌دهد. این نمودار به ساده‌سازی فرآیندها، شناسایی گلوگاه‌ها و تضمین همکاری مؤثر بین اعضای تیم کمک می‌کند.
نمودار جریان Swimlane
این نوع نمودار جریان که به آن نمودار جریان متقابل‌عملکردی یا نمودار Swimlane نیز گفته می‌شود، مراحل فرآیند را به خطوط جداگانه تقسیم می‌کند که نمایانگر افراد مختلف یا نقش‌ها هستند. این نمودار برای تجسم فرآیندهای پیچیده‌ای که شامل ذینفعان مختلف هستند، ایده‌آل است.
نمودار جریان داده (DFD)
نمودار جریان داده (DFD) جریان داده‌ها در یک سیستم را ترسیم می‌کند و نشان می‌دهد که داده‌ها چگونه پردازش، ذخیره و انتقال می‌یابند. DFDها معمولاً در برنامه‌نویسی کامپیوتری و تحلیل سیستم‌ها برای طراحی و مستندسازی سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌شوند.
نمودار جریان برنامه
نمودار جریان برنامه توالی مراحل و تصمیمات در یک برنامه کامپیوتری یا الگوریتم را نشان می‌دهد. این نمودار به برنامه‌نویسان کمک می‌کند تا نرم‌افزارها را طراحی، مستندسازی و اشکال‌زدایی کنند.
نمودار جریان سیستم
نمودار جریان سیستم معماری و اجزای یک سیستم را نشان می‌دهد، از جمله سخت‌افزار، نرم‌افزار و تعاملات آن‌ها. این نمودار برای طراحی، مستندسازی و رفع اشکال سیستم‌های پیچیده مفید است.
نمودار جریان فرآیند (PFD)
شبیه به نمودار جریان فرآیند، نمودار جریان فرآیند (PFD) یک نمای کلی از یک فرآیند ارائه می‌دهد که بر روی تجهیزات اصلی، جریان مواد و حلقه‌های کنترل تمرکز دارد. این نوع نمودار معمولاً در مهندسی شیمی و فرآیندهای صنعتی استفاده می‌شود.
نمودار زنجیره فرآیند مبتنی بر رویداد (EPC)
نمودار زنجیره فرآیند مبتنی بر رویداد (EPC) نوعی نمودار خاص است که برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار بر اساس رویدادها، توابع و اتصالات منطقی استفاده می‌شود. EPCها معمولاً به همراه دیگر روش‌های مدل‌سازی فرآیند مانند BPMN (مدل‌سازی و نشانه‌گذاری فرآیند کسب‌وکار) استفاده می‌شوند.
نمودار زبان مشخصات و توصیف (SDL)
نمودارهای SDL برای طراحی و مستندسازی سیستم‌های زمان واقعی، به ویژه در صنعت مخابرات، استفاده می‌شوند. آن‌ها یک نمایش گرافیکی از رفتار یک سیستم شامل حالات، انتقال‌ها و اقدامات را ارائه می‌دهند.
با درک این انواع رایج نمودارهای جریان و کاربردهای آن‌ها، می‌توانید بهترین نمودار را برای پروژه خود انتخاب کنید، خواه از یک الگوی نمودار جریان، یک سازنده نمودار جریان یا ایجاد یکی از ابتدا استفاده کنید.
نکته: شما می‌توانید یک نمودار جریان مستندات فرآیند را در مقاله ما در مورد مستندسازی فرآیند پیدا کنید و نمودارهای PERT را به‌عنوان یک نمونه رایج دیگر از نمودارهای جریان مشاهده کنید.
خواندن: مدیریت حادثه: چگونه یک برنامه ایجاد کنیم (به‌علاوه ۷ شیوه برتر)
چگونه یک نمودار جریان ایجاد کنیم: راهنمای گام‌به‌گام
ایجاد یک نمودار جریان ممکن است در ابتدا دشوار به نظر برسد، اما با دنبال کردن این مراحل ساده، می‌توانید به راحتی فرآیندها، جریان‌های کاری یا الگوریتم‌های خود را با استفاده از یک سازنده نمودار جریان یا نرم‌افزار تجسم کنید. خواه در حال ایجاد نمودارهای فرآیند، نمودار جریان تصمیم‌گیری یا نمودار Swimlane باشید، این راهنما به شما کمک می‌کند تا شروع کنید.
1. هدف و دامنه خود را تعریف کنید.
قبل از شروع به ایجاد نمودار جریان، هدف و دامنه آن را به وضوح تعریف کنید. آیا در حال مستندسازی یک فرآیند کسب‌وکار هستید، الگوریتمی را طراحی می‌کنید یا در حال تجسم یک جریان کاری پیچیده هستید؟ درک هدف شما کمک می‌کند تا نوع مناسب نمودار جریان را انتخاب کنید و سطح جزئیات مورد نیاز را تعیین کنید.
2. شناسایی و سازماندهی وظایف
اطلاعاتی در مورد فرآیند، جریان کاری یا سیستمی که می‌خواهید تجسم کنید جمع‌آوری کنید. با اعضای تیم و ذینفعان جلسه بگذارید تا مراحل کلیدی، نقاط تصمیم‌گیری، ورودی‌ها و خروجی‌ها را شناسایی کنید. از یک تخته سفید یا یادداشت‌های چسبی برای سازماندهی ایده‌های خود و ایجاد یک پیش‌نویس ابتدایی از نمودار جریان خود استفاده کنید که مراحل اصلی و ساختار آن را ترسیم می‌کند.
3. انتخاب نمادهای مناسب نمودار جریان
با نمادها و اشکال استاندارد نمودار جریان، از جمله اتصالات، نقاط تصمیم‌گیری و نقاط پایانی آشنا شوید. بر اساس نوع نمودار جریانی که ایجاد می‌کنید، مانند نمودار جریان فرآیند، نمودار جریان داده (DFD) یا نمودار Swimlane، مناسب‌ترین نمادها را انتخاب کنید. استفاده منسجم از نمادها وضوح و خوانایی نمودار را تضمین می‌کند.
4. رسم و تکمیل نمودار جریان خود
از یک سازنده نمودار جریان یا نرم‌افزاری مانند Microsoft Visio یا Lucidchart برای ایجاد یک نسخه دیجیتال و تکمیل‌شده از نمودار جریان خود استفاده کنید. این ابزارها طیف گسترده‌ای از الگوها، اشکال و اتصالات را ارائه می‌دهند که ایجاد نمودارهای جریان حرفه‌ای برای کاربردهای مختلف را آسان می‌کنند. مراحل و نقاط تصمیم‌گیری را به صورت منطقی مرتب کنید و از اتصالات برای نمایش جریان بین آن‌ها استفاده کنید. توضیحات و برچسب‌ها را برای ارائه زمینه و وضوح بیشتر اضافه کنید.
5. پیاده‌سازی و بهینه‌سازی
نمودار جریان تکمیل‌شده خود را با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید و از آن‌ها بازخورد بگیرید. همکاری کنید تا مطمئن شوید که همه افراد فرآیند یا جریان کاری نمایان‌شده در نمودار جریان را درک می‌کنند. نمودار جریان را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید و اثربخشی آن را نظارت کنید. به‌طور مداوم نمودار جریان خود را بر اساس تجربه‌های واقعی و بازخوردها بازنگری و بهینه‌سازی کنید و در صورت نیاز برای بهبود کارایی و بهره‌وری، تنظیماتی انجام دهید.
نتیجه
با دنبال کردن این مراحل و استفاده از قدرت نرم‌افزارها و الگوهای نمودار جریان، می‌توانید نمودارهای جریان واضح و موثری ایجاد کنید که به ساده‌سازی فرآیندها، جریان‌های کاری و تصمیم‌گیری شما کمک می‌کنند.
