نحوه استفاده از Nextcloud Office

مقدمه

نرم افزار ابری و همکاری Nextcloud به شرکت ها و افراد خصوصی میزبانی انعطاف پذیر و ایمن و محاسبات ابری بدون نیاز به توسل به راه حل های تجاری را ارائه می دهد. Nextcloud استانداردهای بالای حفاظت از داده ها و طیف وسیعی از برنامه های Nextcloud مختلف مانند Nextcloud Talk و مجموعه آفیس آنلاین Nextcloud Office را ارائه می دهد.

Nextcloud Office با همکاری شرکت Collabora Productivity توسعه یافته و در Nextcloud ادغام شده است. هدف برآوردن نیازهای یک محیط کاری مدرن و دیجیتالی بود. این کارکردهای آنلاین قدرتمند را برای ویرایش، پیوست و به اشتراک گذاری اسناد، برای محاسبه صفحه گسترده و ایجاد ارائه در اولویت قرار می دهد. ادغام یکپارچه در اکوسیستم Nextcloud تضمین می کند که این مجموعه آفیس به طور هماهنگ از همه ابزارهای Nextcloud، مرورگرهای وب محبوب، انواع فرمت های فایل و ویرایشگرهای متنوع پشتیبانی می کند. Nextcloud Office همچنین بخشی از پلت فرم یکپارچه همکاری Nextcloud Hub با تمام ابزارهای کلیدی Nextcloud مانند Groupware، Files، Talk و Office است.

چه زمانی از Nextcloud Office استفاده می شود؟

Nextcloud Office به صورت رایگان شامل تمام عملکردهای استاندارد مهم برای استفاده خصوصی در دسترس است. برای استفاده تجاری، Nextcloud یک نسخه پولی ارائه می دهد – Nextcloud Enterprise Plan، که عملکرد پایدارتر و مقیاس پذیرتر را ارائه می دهد. Nextcloud Office شامل عملکردهای یکسان و برنامه های اداری شناخته شده Microsoft 365 و Google Workspace یا جایگزین های مربوطه Microsoft Office است.

مهمترین امکانات و کارکردهای آن عبارتند از:

• ایجاد و ویرایش اسناد در زمان واقعی (از جمله تماس های ویدیویی یا چت).
• توابع اظهار نظر در اسناد
• درج تصویر از فضای ذخیره سازی Nextcloud خودتان
• به اشتراک گذاری و همکاری روی اسناد از طریق مرورگر یا برنامه های تلفن همراه
• ویرایش اسناد با پیوندهای داخلی یا حتی خارجی برای افراد بدون Nextcloud (با محدودیت دسترسی)
• صفحات گسترده
• ایجاد و ویرایش ارائه ها، نقاشی ها و یادداشت ها
• ردیابی تاریخچه نسخه و تغییرات
• توابع ناوبری برای مرور اسناد
• ادغام با مایکروسافت ورد

مروری بر اجزای Nextcloud Office

Nextcloud Office برای انجام طیف کامل وظایف اداری در محیط های کاری دیجیتال از طریق ابر طراحی شده است. مجموعه آفیس به شما امکان می دهد بدون توجه به مکان یا دستگاه، اسنادی را ایجاد، ویرایش و با تیم خود به اشتراک بگذارید. حتی می توانید از ویرایش اسناد در جلسات تیم استفاده کنید و تغییرات را به صورت خودکار همگام سازی کنید. حقوق مدیر به شما امکان می دهد تعداد افراد دارای حق دسترسی را محدود کنید.

در زیر تمام جزئیات آفیس Nextcloud آورده شده است.

Nextcloud Write

مشابه Word در Microsoft 365، Nextcloud Write قلب مجموعه Nextcloud Office است. در اینجا، اسناد را می توان با همکاری دیگران ایجاد و ویرایش کرد، به اشتراک گذاشت و ذخیره کرد. این برنامه به صورت مشارکتی طراحی شده است و از Microsoft Word پشتیبانی می کند. ردیابی مکان نما در زمان واقعی به شما امکان می دهد تغییرات ایجاد شده توسط تیم خود را ردیابی کنید.

صفحه گسترده Nextcloud

Nextcloud Spreadsheet را می توان معادل برنامه صفحه گسترده اکسل مایکروسافت در نظر گرفت. صفحه گسترده مجموعه جامعی از توابع، فرمول ها و ابزارها را برای ایجاد و همکاری در صفحات گسترده در اختیار شما قرار می دهد. بالاترین سطح حفاظت از داده ها تضمین شده است. کنترل‌های دسترسی قوی مطمئن می‌شوند که صفحات گسترده حاوی داده‌های حساس تجاری فقط توسط افراد و تیم‌های مجاز ویرایش می‌شوند. ادغام مایکروسافت اکسل امکان پذیر است.

Nextcloud Present

Nextcloud Present برنامه ارائه‌ای است که به شما کمک می‌کند، تغییری بی‌نظیر در پاورپوینت ارائه می‌دهد. اسلایدهای ساده یا پیچیده را به سبک و طرح دلخواه خود، با انتخاب الگوهای کاربردی یا تنظیمات سفارشی طراحی کنید. رابط بصری آن تضمین می کند که می توانید هر مخاطبی را با ارائه های روشنگر و صیقلی مجذوب خود کنید. به لطف سازگاری با Microsoft PowerPoint و پشتیبانی از فرمت‌های فایل محبوب، Nextcloud Present تمام نیازهای نرم‌افزار ارائه قدرتمند شما را برآورده می‌کند.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw یک ابزار جامع یادداشت‌برداری و طراحی است که به شما امکان می‌دهد نمودارها، نمودارها، پلان‌ها، طرح‌ها و نمودارهای پیچیده را درست مانند Microsoft Visio بسازید. از برنامه های کاربردی مشترک برای نشان دادن و توسعه ایده ها به صورت مشترک یا ارائه طرح ها به مخاطبان خود به صورت گرافیکی یا نمودار استفاده کنید. می‌توانید به‌طور یکپارچه آن را در کنفرانس‌های آنلاین و جلسات تیمی ادغام کنید.

Nextcloud Text

Nextcloud Text ویرایشگر متن پیش فرض Nextcloud است. ساخته شده بر روی Markdown، ویژگی ترجمه خود میزبانی را ارائه می دهد و از قالب های متن غنی متعددی از جمله سرفصل ها، پیوندها، جداول و نمایش متن پررنگ یا ایتالیک پشتیبانی می کند. رنگ‌های مختلف برای نویسندگان فردی شفافیت را برای پروژه‌های بزرگ با شرکت‌کنندگان زیاد بهبود می‌بخشد.

مزایای Nextcloud Office در محیط Nextcloud

نسخه آفیس Nextcloud به طور یکپارچه با اکوسیستم مقیاس پذیر و همه کاره برنامه های Nextcloud ادغام می شود. از این نظر، Nextcloud مشابه پلتفرم‌های همکاری گوگل و مایکروسافت است که یکپارچه‌سازی یکپارچه برنامه‌ها و سرویس‌های داخلی را نیز ارائه می‌کنند.

Nextcloud Office از طریق ادغام با سایر اجزای قوی Nextcloud مزایای زیر را ارائه می دهد:

• کار مشترک انعطاف‌پذیر از طریق ادغام توابع آفیس در برنامه‌های Nextcloud مانند Talk، Calendar، Deck یا Notes.
• ویژگی های Office برای ویرایش مشترک اسناد، کار گروهی در جلسات آنلاین و کنفرانس های ویدئویی از طریق اشتراک گذاری صفحه نمایش، نظر دادن، تاریخچه نسخه، ردیابی مکان نما در زمان واقعی و ذکر
• ایمنی در برابر دسترسی غیرمجاز با مدیریت دسترسی ایمن که شامل پوشه‌های گروهی و حقوق دسترسی به فایل برای گروه‌ها، افراد و فایل‌های انتخاب شده است.
• مشتریان دسکتاپ و تلفن همراه Nextcloud را می توان بر روی دسکتاپ و هر تعداد دستگاه تلفن همراه استفاده کرد
• آسان، متقابل، مدیریت متمرکز، همگام سازی، و ردیابی تغییرات اسناد

Nextcloud Office چه فرمت های فایلی را می تواند بخواند و بنویسد؟

ارزش مجموعه اداری فراتر از مجموعه ابزارهای همکاری، ارتباطات و ویرایش اسناد است. به همان اندازه مهم، پشتیبانی آن از همه فرمت‌های فایل رایج است که هنگام استفاده از راه‌حل بهره‌وری مبتنی بر ابر نقش دارند. این تنها راه برای اطمینان از همکاری منعطف و سازگار در میان سیستم ها و برنامه های مختلف است.

Nextcloud Office با پشتیبانی از باز کردن، خواندن و ذخیره بیش از دوجین فرمت فایل، رقیب رقابت در زمینه سازگاری است. این موارد عبارتند از:

• پردازش متن: DOCX، DOC، RTF، ODT
• صفحات گسترده: XLS، XLSX، ODS
• ارائه: ODP، PPT، PPTX
• طراحی: ODG
• فرمت های پشتیبانی شده اضافی: Publisher، Import/View Visio

مزایای Nextcloud Office نسبت به رقبا

Nextcloud یک هدف بلندپروازانه را تعیین می کند که این است که خود را به عنوان یک جایگزین قدرتمند و حداقل برابر برای مایکروسافت 365 معرفی کند. برای این منظور، Nextcloud ویژگی های میزبانی قدرتمند خود و رایانش ابری را با استانداردهای حفاظت از داده ارائه می دهد که حتی از مایکروسافت نیز پیشی می گیرد. بسیاری از کسب‌وکارها Nextcloud را به دلیل قابلیت‌های در حال گسترش، ادغام یکپارچه خدمات Nextcloud، برنامه‌های سازمانی انعطاف‌پذیر و طرح جامع Nextcloud Hub، بر خدمات تجاری ترجیح می‌دهند.

مجموعه آفیس یک بلوک ساختمان مرکزی را در Nextcloud برای یک محیط اداری مستقل و مبتنی بر ابر تشکیل می دهد. مزایای مجموعه آفیس نسبت به جایگزین های Nextcloud مانند Google Workspace و Microsoft 365 شامل موارد زیر است:

Nextcloud Office

• حفاظت از داده ها و حاکمیت داده ها برای داده های خصوصی و تجاری از طریق میزبانی شخصی یا از طریق ارائه دهندگان میزبانی با مکان های سرور اتحادیه اروپا
• به راحتی با تمام برنامه های Nextcloud ادغام می شود و با سرویس های شخص ثالث و فرمت های فایل محبوب سازگار است.
• نشت داده کاهش می یابد زیرا این سرویس اسناد را به مرورگر ارسال می کند در حالی که اسناد خام در سرور Nextcloud باقی می مانند
• پیوندهای دعوت به افراد خارجی بدون Nextcloud نامحدود است
• رایگان برای استفاده شخصی یا مقیاس پذیر برای استفاده تجاری با Nextcloud Enterprise یا Hub

Google Workspace

• داده‌های خصوصی و تجاری در سرورهای Google قرار دارند و مقامات ایالات متحده از طریق قانون ابر ایالات متحده به آنها دسترسی دارند
• همه خدمات کلیدی Google برای افزایش بهره وری، کار گروهی و کار از راه دور در یک پلت فرم
• فایل ها و اسناد برای ویرایش به مرورگر محلی ارسال می شوند
• اشتراک گذاری فایل ها با افراد بدون Nextcloud محدود است
• برنامه های قیمت گذاری انعطاف پذیر برای استفاده شخصی و تجاری

Microsoft 365

• همه داده ها بر روی سرورهای مایکروسافت قرار دارند، که اجازه محافظت 100٪ از داده ها را نمی دهد
• همه سرویس‌های مایکروسافت و برنامه‌های آفیس برای همکاری در طرح‌های اشتراک انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر
• اسناد از سرور به مرورگر محلی منتقل می شوند
• دسترسی به سند و ویرایش با پیوند دعوت
• استفاده رایگان فقط از طریق نسخه وب محدود Microsoft 365

مزیت دیگر این است که اسناد در پیش نمایش چاپی به لطف رندر مطابق با اصل WYSIWYG قابل مشاهده است. هنگام استفاده از برنامه های آفیس مختلف، ممکن است بر اساس مرورگر مورد استفاده و تنظیمات خاص در محل، با مشکلات غیرمنتظره ای مواجه شوید.

چگونه Nextcloud Office را نصب کنیم؟

می توانید Nextcloud Office را از وب سایت Nextcloud Office دریافت کنید. بین نسخه آزمایشی رایگان به مدت 60 دقیقه، نسخه رایگان برای استفاده خصوصی و نسخه های پولی به عنوان بخشی از Nextcloud Enterprise یکی را انتخاب کنید.

گزینه های نصب عبارتند از:

گزینه 1: سرور آنلاین Collabora

از آنجایی که Nextcloud Office بر روی Collabora Online ساخته شده است، یک سرور اختصاصی Collabora Online مورد نیاز است. راه اندازی سرور و پیوند دادن آن به برنامه آفیس به دانش نصب بسته در لینوکس و اوبونتو یا داکر نیاز دارد. برای تیم های کوچک یا استفاده شخصی، گزینه دیگر، سرور کد یکپارچه است. این سرور را می توان به راحتی مستقیماً از برنامه Nextcloud نصب کرد و سپس به عنوان پشتیبان در برنامه آفیس انتخاب کرد.

هنگامی که سرور آنلاین Collabora را راه اندازی کردید، باید برنامه Nextcloud Office را در مدیریت برنامه فعال کنید و از طریق تنظیمات به سرور آنلاین Collabora متصل شوید.

گزینه 2: مدیریت Nextcloud

Nextcloud مدیریت شده تجربه کامل Nextcloud از جمله Nextcloud Office را ارائه می دهد. می‌توانید راه‌اندازی، تعمیر و نگهداری و به‌روزرسانی‌ها را به ارائه‌دهنده انتخابی خود واگذار کنید، در حالی که از پشتیبانی 24 ساعته و 7 ساعته برخوردار هستید. این به شما این امکان را می‌دهد تا بدون زحمت برنامه ذخیره‌سازی و اشتراک آنلاین خود را با توجه به نیازهایتان افزایش دهید. با استفاده از برنامه های Nextcloud مانند Groupware، Talk یا Office، به ویژگی های ضروری همکاری دسترسی پیدا می کنید. اینها شامل اشتراک گذاری و ویرایش اسناد، کنفرانس آنلاین، و برنامه ریزی پروژه ها، گروه ها و جلسات – از جمله مجوزهای دسترسی فردی است.

مزایای Nextcloud Office با مدیریت Nextcloud

Nextcloud مدیریت شده با Nextcloud Office راه حل ایده آل برای شرکت هایی است که به دنبال حفاظت مطابق با GDPR برای داده های شرکتی همراه با عملکرد کامل آفیس هستند. داده‌های شما در سرورهای امنی ذخیره می‌شوند که تمام الزامات GDPR را برآورده می‌کنند و از دسترسی غیرمجاز توسط اشخاص ثالث جلوگیری می‌کنند. ارائه دهنده مدیریت، نگهداری و به روز رسانی سیستم ها را بر عهده می گیرد و در وقت و هزینه شما صرفه جویی می کند. علاوه بر این، شما انتخاب می کنید که چه کسی از طریق حقوق مدیریت به فایل ها دسترسی داشته باشد. بنابراین، حاکمیت داده ها تضمین می شود.

مزیت مهم دیگر این است که شما می توانید نه تنها به نگهداری سیستم سرور اعتماد کنید، بلکه می توانید برنامه Nextcloud خود را با نیازهای خاص خود تنظیم کنید و هم فضای ذخیره سازی ابری و هم تعداد کاربران را تنظیم کنید. این نه تنها بهره وری را از طریق مدیریت ساده فایل در Nextcloud مدیریت شده شما افزایش می دهد، بلکه توانایی تنظیم دقیق عملکرد را برای همسویی با اهداف فعلی کسب و کار شما نیز تضمین می کند.

توضیح مختصری در مورد ایجاد Nextcloud Office

در سال 2018، Nextcloud اولین قدم خود را برای ارائه قابلیت‌های اداری استاندارد با ادغام OnlyOffice، یک راه‌حل اداری منبع باز از Ascensio System SIA برداشت. سپس، در ژانویه 2020، با راه اندازی پلت فرم همکاری Nextcloud Hub، Nextcloud یک بسته OneOffice یکپارچه را به عنوان بخشی از مجموعه اداری قوی خود معرفی کرد. متعاقباً، در همان سال، Nextcloud یک گام فراتر رفت و Nextcloud Office را منتشر کرد، جایگزینی حتی قدرتمندتر برای OnlyOffice که با همکاری Collabora Online توسعه یافته بود.

مزیت این است که بر خلاف OnlyOffice، مجموعه آفیس بیشتر بر روی سرورهای Nextcloud اجرا می شود و از حفاظت از داده ها و کنترل بیشتر بر داده های خصوصی و تجاری اطمینان حاصل می کند.